公務員や会社員の中には「PDCAサイクルってよく聞くけどどういう意味?仕事にどうやって生かすの?」と不安な方も多いのではないでしょうか。
研修で聞いたことがあっても仕事をしているうちにどんな意味か忘れてしまいがちですよね。
そこで今回はPDCAの意味と仕事への活かし方について解説いたします。
若手の公務員や会社員はもちろん、経験を積んでいる方でも忘れてしまいがちな仕事の基礎ですので、ぜひ最後までご覧下さい。
目次
PDCAサイクルは業務改善のための4ステップ
まずはPDCAサイクルの意味について見ていきましょう。
PDCAは仕事を進めていく上で大切な進め方を大きく4つに分けたものでそれぞれの頭文字が取られています。
・Plan(計画):業務計画の作成
・Do(実施):計画に基づき、業務を実行
・Check(評価):実行した業務が計画に沿っているかを評価する
・Act(見直し):上手くいかなかった点を見つけ改善する
Actまで終わったら再びPlanに戻り、継続的に業務改善を行う一連の流れをPDCAサイクルと呼んでいます。
PDCAサイクルのメリット
PDCAサイクルの意味について見ていきましたが、実際にこれらを業務に生かすとどのようなメリットがあるのか気になりますよね。
そこで次はPDCAサイクルのメリットについて詳しく見ていきましょう。
継続的な業務改善ができる
PDCAサイクルの最大のメリットは継続的な業務改善が出来るという点です。
PDCAサイクルに沿って業務を進めることで、目標が明確になり、業務を改善するために何をすればいいのかを明確にすることが出来ます。
目標が決まっているので集中して取り組める
PDCAサイクルでは最初に計画を行い、改善の具体的な目標が決まっているため、目標に対しての必要な期間や作業が明確になっているので、集中して取り組むことができます。
PDCAサイクルのデメリット
PDCAサイクルのメリットについて見てきましたが、メリットばかりでなく、デメリットもあります。
ここではPDCAサイクルのデメリットを２つ詳しく見ていきましょう。
改善までに時間がかかってしまう
PDCAサイクルは大きく4つの段階で構成されているとお話しましたが、思いついた改善のアイデアをすぐ実行に移すことができず、計画、実行、評価を通してからの改善なので、比較するとかなりの時間がかかってしまいます。
PDCA自体が目的になってしまいがち
PDCAサイクル自体は大切な仕事の進め方ですが、業務改善の為の手段の1つであって、PDCAサイクル自体をすることは目的ではありません。
業務改善を行っていくと、実行までに時間がかかるというデメリットがあるとお話しましたが、PDCAサイクルが目的化してしまい、全ての業務に対して取り入れてしまうと効果以上にコストがかかってしまうので、あくまで手段の1つとして必要に応じて取り入れていきましょう。
PDCAサイクルはどんな場面で使うの？仕事への生かし方とは？
PDCAサイクルのメリットとデメリットを踏まえたうえで、実際に仕事ではどのような場面で使うのかが気になりますよね。
ここでは、紙の使用量を削減するという課題に対してのPDCAサイクルの流れを見ていきましょう。
紙の使用量削減のPDCAサイクル
現状の課題として紙の使用量が多く、環境や経費の面から減らしたと考えている場合のPDCAサイクルを見ていきましょう。
Plan（計画）
・印刷は必要最低限にする
・会議ではタブレットなどのデジタル端末で資料を配布する
Do（実施）
・会議や日々の業務で実行する
Check（評価）
・会議の際の資料の印刷がいらなくなった分、印刷にかかる手間も省けた
・紙でなくデジタルデータとして保存できるものが多かった
Act（改善）
・他の業務でも紙からデジタルデータに移行できるものがないかを確認する
このような流れを経て、目標達成をするためにPDCAサイクルを進めていきましょう。
PDCAサイクルが上手く回らない原因は?
PDCAサイクルの仕事での使い方について見ていきましたが、改善を進めていく中でうまく回らず失敗してしまうこともあります。
ありがちな失敗のパターンと対処法をを3つ紹介いたしますので、せっかく立てた目標を達成するためにも、必ず覚えておきましょう。
・前例主義や反対勢力が多い
・クオリティを求めすぎてしまう
・目標設定が甘い
前例主義や反対勢力が多い
公務員に特に多いのですが、会社員でも前例主義な職場が多いですよね。
保守的で変化を嫌う人が多いと、良い改善案を得られても、実行できなくなってしまいます。
反対勢力や保守的な考え方の人が多い職場では、計画の段階で綿密に根回しをしておくとスムーズにPDCAサイクルを進めることができます。
根回しについては他の記事で詳しく解説しているので、前例主義や反対勢力が多い職場で悩んでいる方は、解決につながるので是非ご覧ください。
クオリティを求めすぎる
具体的で、優秀な改善案を出すことは大切ですが、案を出すことを意識しすぎてしまうと、計画に時間をかけすぎてしまいます。
また改善案を出すこと自体が目的になってしまいがちなので、改善案のクオリティも大事ですが、時間をかけすぎないようにPDCAサイクルを回していくことも忘れないようにしましょう。
目標設定が甘い
最初の目標設定が甘かったり、ずれた目標を設定してしまうと失敗に繋がります。
対処法として、計画の段階で今の課題を把握し、その状況に応じ、数字などの具体的な目標を定めることで、適切な目標を設定することができます。
まとめ：PDCAサイクルで業務改善を！
今回は公務員や社会人が意外と忘れがちなPDCAサイクルについて解説しました。
・PDCAはPlan（計画）Do（実施）Check（評価）Act（見直し）の頭文字をとった言葉
・PDCAサイクルは継続的な業務改善ができる
・現状の課題を解決するために非常に有効な手段
・PDCA自体が目的化しないように注意
適切に使うことができれば、ただ話し合いを行うよりも、業務の改善にとても効果的です。
これから職場の業務改善を考えている方は、今回の内容を参考にしていただき、PDCAサイクルを導入してみてはいかがでしょうか。
以上ザワングでした。
